Pratique de paye : la prise en compte de l’ancienneté

La notion d’ancienneté est une donnée importante dans le domaine de la paye, dans la mesure où elle induit un certain nombre de conséquences sur les droits du salarié.

Elle constitue également une donnée  à délivrer par l’entreprise lors du bilan social. (article  R 2323-17 du Code du travail)

Si la notion d’ancienneté ne pose pas de problèmes majeurs lorsque le salarié exécute son contrat de travail, il en va différemment en cas de suspension de celui-ci. Nous évoquerons par conséquent, la définition de l’ancienneté dans un premier temps. Nous aborderons ensuite les enjeux de la notion d’ancienneté, celle-ci ayant un impact notable sur les droits des salariés.

Le traitement en paye de l’ancienneté pose surtout problème en cas de suspension
ou de rupture du contrat de travail.

Définition de l’ancienneté

Notion générale / notion voisine

La notion d’ancienneté n’est pas définie par le Code du travail.

A défaut, l’ancienneté peut être définie comme étant la période d’emploi du salarié dans l’entreprise qui s’écoule entre sa date d’entrée et sa date de sortie. Toutefois, certaines causes de suspension du contrat de travail sont susceptibles de réduire sa durée.

Certaines conventions collectives définissent précisément la notion d’ancienneté. A titre d’exemple, la convention collective du personnel des agences de voyages prévoit en son article 31 : « On entend par ancienneté dans une entreprise, le temps de présence pendant lequel un salarié a été occupé dans l’entreprise, ses différents établissements, filiales, organismes qui lui sont annexes ou connexes. Sont assimilés au temps de présence dans l’entreprise :

• Les périodes indemnisées par l’employeur dans le cadre de la convention collective au titre des congés payés annuels, accidents, maladie, maternité ;
• Le service national sous réserve que l’intéressé ait acquis une ancienneté minimum de 1 an avant le départ ;
• Les interruptions pour périodes militaires obligatoires ;
• Les interruptions pour mobilisation ou fait de guerre… »

La notion d’ancienneté ne doit pas être confondue avec des notions voisines telles que la notion de temps de travail effectif utilisée notamment pour le calcul de la durée du travail (détermination des heures supplémentaires, calcul du nombre de jours de RTT) ou encore la notion de travail effectif utilisée pour le calcul des droits à congés payés.

Applications

Comme il a été indiqué précédemment, la notion d’ancienneté ne donne pas matière à débat lorsque le salarié exécute normalement son contrat de travail.

La problématique est toute autre lorsque le contrat de travail du salarié se trouve suspendu pour différents motifs.

L’absence peut avoir pour conséquence de suspendre l’ancienneté du salarié. Son acquisition sera ainsi gelée durant la suspension du contrat de travail.

Tel est le cas notamment des absences suivantes :

• la maladie non professionnelle du salarié,
• l’accident de trajet,
• l’invalidité,
• le congé de paternité,
• les congés sabbatique ou de création d’entreprise…

Les conventions collectives peuvent prévoir des dispositions plus favorables.

L’absence peut, au contraire, permettre une acquisition totale ou partielle de l’ancienneté.

Le Code du travail prévoit en effet que la durée du congé parental d’éducation est prise en compte pour moitié pour la détermination des droits que le salarié tient de son l’ancienneté. (article L 1225-54 du code du travail).

Certaines absences sont par ailleurs assimilés à du travail effectif pour l’acquisition de l’ancienneté. Sont à cet égard pris en compte, les périodes de suspension du contrat suite à accident de travail (article L 1226-7 du Code du travail), le congé de maternité (article L1225-24 du Code du travail)

D’autres périodes, pendant lesquelles le salarié n’est pas titulaire d’un contrat de travail, peuvent également être prise en compte dans le calcul de l’ancienneté. Il peut en être ainsi des périodes de stages qui précèdent une embauche (article L1221-24 du Code du travail)

Enjeux de l’ancienneté

L’augmentation de l’ancienneté génère des droits pour le salarié. Ces droits peuvent résulter des dispositions du Code du travail ou des conventions collectives.

La durée d’ancienneté du salarié peut, par conséquent, avoir une incidence :

• sur la prime d’ancienneté : des dispositions conventionnelles peuvent ,en effet, prévoir le versement d’une prime liée à l’ancienneté du salarié.  exemple : art 3-15 de la convention nationale des activités du déchet. Le code du travail reste quant à lui silencieux sur le sujet.
• sur les indemnités de rupture : l’ancienneté est prise en compte pour le bénéfice ou non de l’indemnité de rupture. Ainsi, le salarié titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée, licencié alors qu’il compte une année d’ancienneté ininterrompue au service du même employeur, a droit, sauf en cas de faute grave, à une indemnité de licenciement (article L 1234-9 du Code du travail). C’est au jour où l’employeur envoie la lettre de licenciement que s’apprécie l’ancienneté du salarié. (Cassation sociale 26 septembre 2006 BC V n°3). La notion d’ancienneté est prise également en compte pour le calcul de l’indemnité de rupture. Ainsi, tout salarié quittant volontairement l’entreprise pour bénéficier d’une pension de vieillesse a droit à une indemnité de départ à la retraite. Le taux de cette indemnité varie en fonction de l’ancienneté du salarié dans l’entreprise (article L 1237-9 du Code du travail). Concernant le calcul des indemnités de rupture, c’est à la date d’expiration du préavis qu’est déterminée l’ancienneté (Cassation sociale 25 novembre 1997 BC V n°398).
• sur la durée du préavis : Lorsque le licenciement n’est pas motivé par une faute grave, le salarié a droit à un préavis dont la durée varie selon son ancienneté dans l’entreprise (article L1234-1 du Code du travail)
• sur des congés payés supplémentaires : les conventions collectives peuvent prévoir l’octroi de jours de congés payés supplémentaires attribués en fonction de l’ancienneté du salarié exemple : article 2-18 de la convention nationale des activités du déchet qui prévoit de 1 à 6 jours supplémentaires de congés payés en fonction de l’ancienneté du salarié
• sur l’épargne salariale : concernant le bénéfice de l’épargne salariale, l’entreprise peut, conformément à l’article L3342-1 du Code du travail, exiger une condition d’ancienneté. Elle ne peut excéder trois mois. Pour la détermination de l’ancienneté éventuellement requise, sont pris en compte tous les contrats de travail exécutés au cours de la période de calcul et des douze mois qui la précèdent.
• sur des droits à congés ou à indemnisation maladie : le bénéfice de certains congés payés prévus par le Code du travail est lié à une condition d’ancienneté. A titre d’exemple, le droit au congé sabbatique est ouvert au salarié justifiant, à la date de départ en congé, d’une ancienneté dans l’entreprise d’au moins trente-six mois (article 3142-92 du Code du travail). De la même façon, l’obligation pour l’employeur de maintenir la rémunération du salarié en cas de maladie ou d’accident du travail est liée à un ancienneté minimale d’un an (article L1226-1 du Code du travail)

Des formations pour en savoir plus

La notion d’ancienneté est abordée au cours de différentes formations interentreprises sur la paie et l’administration du personnel, parmi lesquelles :

• Travaux post-paie : Méthodologie et applications pratiques
• Bulletin de paie : charges sociales et principes de base
• Paie : Droit du travail et charges sociales
• Paie et rupture du contrat : valider la dernière paie et le reçu pour solde de tout compte
• Paie et suspension du contrat : calculer les IJSS et les congés payés

Mots-clés : ancienneté, bilan social, Code du travail, congé, contrat de travail, épargne salariale, formation, indemnité, paie, paye, prime

A propos de Antoine Fonteneau

Juriste en droit social. Il anime depuis près de 20 ans des séminaires de formation sur la paie et le droit social à destination des services RH et réalise des missions d'audit et de conseil au sein des entreprises. Il est l' auteur de nombreuses publications sur les thèmes de la paie, du contrôle URSSAF de l'épargne salariale, de la gestion du temps de travail et des congés.

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